7 khó khăn hay gặp phải khi làm việc theo nhóm

1. Xây dựng niềm tin

Khi làm việc một mình, bạn đã quen với việc đưa ra quyết định và hoàn thành các nhiệm vụ mà không phụ thuộc vào bất cứ ai. Nhưng khi bạn làm việc với một nhóm, bạn phải tin tưởng đồng đội của mình và cả những quyết định của tập thể.

Đôi khi, các thành viên trong nhóm mắc lỗi khiến bạn khó có thể tin tưởng họ với những những quyết định về sau. 

Sự thiếu tin tưởng có thể phá vỡ đoàn kết và “đe dọa năng suất” của nhóm. Không những vậy, nếu giữa người với người không hiểu nhau thì sẽ tạo ra một nền văn hóa “độc hại”, mạnh ai nấy làm, động lực của toàn team suy giảm.

Môi trường đáng tin cậy giúp mọi người có trải nghiệm tốt hơn vì họ cảm thấy an toàn và được kết nối với người khác. Khi tin tưởng đồng đội, các thành viên thoải mái hơn trong công việc, họ không cần e dè, không cần che giấu.

Nhưng, niềm tin không phải là thứ có thể xây dựng được dựa trên quy trình hay những công thức rạch ròi. Niềm tin là thứ bị ràng buộc bởi cảm xúc và được cải thiện dần qua thời gian.

Vì vậy, để củng cố niềm tin trong một đội nhóm, điều quan trọng là chúng ta cần phải quan sát góc nhìn dựa trên lập trường của các thành viên khác nhau. Không được mang cái tôi to lớn đàn áp tập thể. Và hơn hết, trong công việc hãy cố gắng trao đổi cởi mở, trung thực, đó là cách thức để tăng tương tác với mọi người và phá vỡ mọi rào cản.

2. Mâu thuẫn trong nhóm

Xung đột hoặc mâu thuẫn là những thứ khói tránh khỏi khi làm việc trong nhóm, dù chỉ là 2 người hoặc rất nhiều người. Chúng ta có thể xung đột vì hàng tá lí do từ lợi ích, bất đồng quan điểm, sự ganh tị…Nhưng cuối cùng, gốc rễ của hầu hết các cuộc xung đột đều sinh ra do giao tiếp kém hoặc không đủ khả năng kiểm soát cảm xúc của bản thân. 

Nhưng bất kể mâu thuẫn đó ra sao thì điều quan trọng là phải tìm cách tháo gỡ. Có như vậy, các thành viên trong nhóm sẽ tin tưởng vào nhau hơn, sức mạnh của tập thể được củng cố rõ rệt.

3. Cái tôi quá lớn trong tập thể

Một nhân viên “được việc” thì kiến thức, kinh nghiệm là những yếu tố quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên, trong một tập thể, kiến thức không phải là sức mạnh duy nhất – trừ khi nó được chia sẻ. Mỗi thành viên trong nhóm đều có mức độ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm khác nhau. Nếu như một ai đó cố gắng thể hiện để chứng minh năng lực cá nhân của mình, luôn phê phán thậm chí là coi thường ý kiên của người khác thì mâu thuẫn tất yếu sẽ xảy ra. Vì vậy, không thể coi tập thể là “sân khấu” để bất kì một cá nhân riêng lẻ nào tìm cách thể hiện. Những nhóm hoạt động có hiệu quả là những nhóm mà các thành viên không ngại chia sẻ, giúp đỡ nhau trong các vấn đề, cùng phối hợp với nhau để giải quyết nhiệm vụ chung.

4. Hay nể nang, ngại va chạm

Tâm lý “nể nang” thực sự tồn tại ở rất nhiều người, đặc biệt khi họ có mối quan hệ thân thiết với những thành viên khác của nhóm. Nể nang đôi khi cũng được coi là dĩ hòa vi quý – cố gắng tránh hết mức mọi phiền phức, luôn chấp nhận, luôn hòa giải, sợ xung đột. Các thành viên nể nang nhau, nhân viên nể nang sếp, trưởng nhóm. Tuy nhiên, nếu quá nể nang thì tập thể sẽ không thể phát triển, các thành viên luôn hài lòng với một ý tưởng bất kì được đưa ra, không ai dám tranh luận vì sợ mất đi mối quan hệ vốn có. Chính vì thế mà công việc không được giải quyết hiệu quả và đúng tiến độ.

5. Tương tác kém

Nếu một nhóm không có sự kết nối gần gũi về mặt không gian, địa lý thì chắc chắc nhóm đó sẽ làm việc không hiệu quả. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp triển khai mô hình làm việc nhóm từ xa, các thành viên chỉ liên kết với nhau qua màn hình máy tính. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy rằng đó không phải là cách tối ưu sức mạnh tập thể. Ngay cả khi các phương tiện công nghệ hiện đại đang hỗ trợ hết mức.

Tại sao lại thế? Nhà khoa học Matthew Lieberman đưa ra một trường hợp rằng nhu cầu kết nối của chúng ta cũng cơ bản như nhu cầu về thức ăn và nước uống. Từ nhiều nghiên cứu về động vật có vú, từ loài gặm nhấm nhỏ nhất cho đến con người, dữ liệu cho thấy chúng ta có hình dạng sâu sắc môi trường, xã hội và mối liên hệ giữa người với người bị cắt đứt khi có khoảng cách về địa lí.

Để môi trường làm việc tăng tính tương tác thì việc kết nối các đồng đội gần gũi nhau chính là chìa khóa. Khi mặt đối mặt, các thành viên trong nhóm sẽ nhận được toàn bộ các tín hiệu từ ngôn ngữ cho đến tín hiệu hình thể, từ đó họ sẽ hiểu nhau hơn, làm việc ăn ý hơn.

Vì thế, các nhóm nên tăng cường tương tác trực tiếp, tiếp xúc gần gũi. Ngay cả với những nhóm làm việc từ xa thì cũng nên sắp xếp những buổi họp định kỳ trong tuần để gặp gỡ nhau trực tiếp hoặc chí ít là các cuộc gọi video thay vì gọi âm thanh đơn thuần.

6. Sự tự giác kém, thích thụ động

Khi làm việc trong một team không phải ai cũng chủ động và hết mình với công việc, không ít những cá nhân lười nhác và đùn đẩy công việc hoặc trách nhiệm cho người khác. Hoặc cũng có những người luôn bật chế độ “thụ động”, ai làm gì cũng tán thành, không bao giờ chủ động đưa ý kiến xây dựng trước tập thể. Những người như vậy sẽ trở thành gánh nặng của tập thể, kéo thành quả lao động của nhóm đi xuống.

Vì vậy, để cải thiện tình trạng này thì người nhóm trưởng cần biết phân chia công việc rõ ràng cho từng người, xác định deadline cụ thể, chịu trách nhiệm hoàn toàn cho phần nhiệm vụ của mình. Không nên chỉ để cho một hoặc một vài thành viên “gánh team”, còn lại là những người ngồi không hưởng lợi.

7. Tiếp cận vấn đề theo triết lý Thua- Thắng

Các nhân viên Việt Nam thường tiếp cận vấn đề theo triết lý thua – thắng khi đòi hỏi quyền lợi cho bản thân cá nhân nhiều hơn trong khi không quan tâm tới quyền lợi của nhóm và các thành viên khác. Triết lý thua – thắng không được áp dụng trong suy nghĩ và hành xử thường ngày để nhằm làm to thêm chiếc bánh của toàn nhóm. Thông qua cơ hội đó mỗi cá nhân sẽ có kết quả nhiều hơn.

Suy nghĩ thua – thắng là tác động tạo ra điểm yếu thứ tư khi các nhân viên Việt Nam tập trung vào tiểu tiết thay vì đại cục. Ngoài ra, lý do một cũng là yếu tố tác động quan trọng cho lý do này. Thay vì tìm các tiếp cận hệ thống giải quyết vấn đề, các nhóm việt nam sa đà vào các tác vụ giải quyết tiểu tiết hàng ngày.